OnlyOffice progresse pour faciliter la co-rédaction de documents dans NextCloud

Enfin une fonctionnalité que j’attendais avec impatience : la possibilité de mentionner une personne quand on commente un document sur l’éditeur de texte OnlyOffice. Mentionner une personne permet d’attirer son attention pour qu’il réponde à votre commentaire. Une fonction présente dans Google Docs et très pratique pour discuter sur un texte et l’améliorer ensemble.

OnlyOffice est un éditeur en ligne de documents texte type Word que l’on peut intégrer à Nextcloud, qui est un outil de stockage de documents dans le nuage (cloud). On les compare souvent à Google Drive/Google Docs.

Nextcloud est un outil libre pour gérer et partager des documents dans le cloud. Il est proposé par différentes associations et entreprises le mettant en place pour vous et selon leurs propres conditions tarifaires. Pour mieux comprendre les outils libres, vous pouvez consulter le kit de démarrage Koweb gratuit pour soutenir le travail d’équipe avec les outils libres.

J’ai fait le test de cette nouvelle fonctionnalité de l’application OnlyOffice dans Nextcloud. J’ai utilisé les versions suivantes des logiciels libres :

  • Extension Nextcloud Onlyoffice 7.1.2
  • Nextcloud 20.0.12
  • OnlyOffice 6.1.0.

Ce que j’ai bien aimé

  • L’outil me suggère les personnes présentes sur le nextcloud où le document est stocké. Pratique pour rapidement mentionné la bonne personne
  • La personne mentionnée se voit automatiquement partager le document pour qu’il puisse y accéder et une notification apparait dans son centre de notifications nextcloud lorsqu’il s’y connectera

Ainsi, si j’ai un collègue dont je souhaite un avis sur un document, pas la peine de faire un courriel et d’y joindre le document. Tout se fait en ligne.

Les petits défauts qui en sont encore des gros

  • La personne mentionnée ne reçoit pas de courriels sur cette notification et il n’est pas possible de le configurer. Elle doit donc être habituée à venir régulièrement sur l’outil.
  • Tous les utilisateurs inscrits sur le nextcloud sont suggérés. Ceci peut poser des problèmes de confidentialités si l’instance Nextcloud est partagée entre plusieurs organisations.
  • Même si on mentionne en saisissant l’adresse email d’une personne qui n’est pas inscrite sur le nextcloud, il ne reçoit pas de courriels de notification.
  • Si la personne mentionnée n’avait pas accès au document alors il le document lui est partagé en lecture seule. Il faut donc penser lui partager en écriture pour lui permettre de répondre.

Ma conclusion pour l’instant

Cette fonctionnalité n’est pas concluante pour

  1. un usage ouvert de documents, c’est à dire pour un document partagé vers l’extérieur et impliquer des personnes qui n’ont pas de comptes sur votre instance Nextcloud.
  2. des instances NextCloud partagées entre plusieurs communautés pour des raisons de confidentialités des adresses emails

Par contre elle peut-être utilisée par des équipes ayant intégrées Nextcloud au cœur de leurs habitudes de travail et disposant d’une instance qui leur est dédiée. Ce qui est le cas quand vous utilisez par exemple la solution Liiibre dont @pierreok peut vous parler et avec un bon accompagnement pour former les utilisateurs que @pHneutre ou @Maroin_Al_Dandachi ont l’habitude de faire.

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