Pour prendre des notes sur un document en ligne, j’avais pris l’habitude de créer un nouveau document pour chaque nouvelle réunion en mentionnant ainsi la nouvelle date comme titre.
Jusqu’à ce que récemment une collègue des territoires en transition propose de ne faire qu’un seul document pour toutes les réunions, au moins pour 6 mois. Ne voyant pas vraiment l’avantage, ni l’inconvénient, je me suis prêté à l’expérience. Et comme toujours c’est en pratiquant une méthode et un outil que se révèlent leurs atouts et leurs faiblesses par rapport à nos besoins et nos habitudes d’utilisation. Pour moi, cette pratique a au moins trois avantages …
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Economie de temps car il n’y a pas besoin de créer un nouveau document, ni de partager un nouveau lien pour chaque réunion
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Cela facilite le classement des réunions par ordre chronologique puisqu’elles se suivent sur le document, et cela évite des erreurs ou des différences dans les façons de noter les dates en tant que titre de fichier
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Et enfin, et c’est pour moi le plus important, il est plus facile de retrouver des sujets ou des idées abordées dans les précédentes réunions, que ce soit en faisant défiler le document, mais surtout en utilisant le génial ctrl + f qui ouvre un mini moteur de recherche dans le document. Ainsi, si vous voulez savoir quand est-ce que vous avez abordé le sujet “subvention”, il suffit de faire ctrl + f et de taper “subvention” …
Pour conclure, je trouve que cette petite expérience est une très bonne illustration de l’art de la facilitation numérique en tant que processus pour apprendre à utiliser les bons outils et les bonnes méthodes afin de faciliter la qualité de la coopération. Elle montre que ces apprentissages passent par la pratique et par les échanges. Cela confirme l’intérêt d’espaces de partages comme le Koweb Kafé et de l’approche de Koweb dans nos formations : “apprendre ensemble en faisant, et en partageant””
