Dans un autre collectif où je participe, nous utilisons ce document au delà des réunions pour en faire un journal d’évènements de l’équipe (la réunion étant un événement).
A chaque fois qu’une personne de l’équipe (ou plusieurs) ont besoin de reporter des informations importantes de réunions de travail, réunions avec l’extérieur, participation à un forum, … il crée une section et y rédige une note d’informations. Quelques règles que l’on respecte :
- Le titre de la section est toujours la date suivi de l’objet de la réunion (car souvent l’outil de prise de notes, ici un Google Docs, permet de voir sur la gauche les différentes sections et naviguer facilement de l’un à l’autre).
- Les dernières réunions sont toujours au début du document (plus facile pour retrouver rapidement les dernières infos).
La section de la prochaine réunion d’équipe (qui est régulière) est souvent déjà créée et cela permet aussi à chacun de :
- Noter des points qu’il souhaite aborder
- Noter des informations dont l’équipe pourrait avoir besoin lors de la réunion car lui-même ne sera pas là
Cela revient à ce que décrit @pHneutre dans son dernier partage :