Souvent, les réunions donnent le sentiment de piétiner. Que l’on soit une association, un collectif ou une entreprise, l’impression de « réunionite » est répandue. Pourtant, de nombreux outils méthodologiques et numériques existent pour prendre soin des moments précieux où nous nous réunissons et exploiter leur potentiel. Ici, je vais développer la notion d’ordre du jour collaboratif grâce à Etherpad.
Qui s’occupe de l’ordre du jour des réunions d’équipe chez vous ? Certes, une personne dédiée est souvent en charge : chef de projet, manager, animateur… Mais l’ordre du jour peut être en réalité l’affaire de toutes et tous grâce à de l’édition collaborative et un brin d’organisation collective. Ainsi, vous serez à la fois plus efficace et plus démocratique dans vos réunions.
Le logiciel : Etherpad / Framapad
Etherpad, que nous utiliserons ici, comme la plupart des gens, sur l’instance Framapad gracieusement mise à disposition du public par Framasoft, est un logiciel d’édition collaborative simple qui permet de contribuer à plusieurs sur un même document en temps réel. C’est un logiciel libre qui nous sera utile pour créer un ordre du jour collaboratif.
Pour créer un document Framapad, rien de plus simple : rendez-vous sur https://framapad.org/, cliquez sur « créez un pad public », entrez un nom (ou pas), choisissez une durée de vie, et cliquez sur « créer ».
La méthode pour un ordre du jour collaboratif
Appel à contribution
La personne chargée de l’ordre du jour, appelons-la l’animateur ou l’animatrice, envoie un premier message le plus en avance possible via votre canal habituel (email, messagerie instantanée, etc.) qui ne se contente pas de rappeler la date de la réunion, mais appelle également chacun-e à écrire les points qu’il/elle souhaite voir traités dans le Framapad, sans omettre d’en donner l’URL (même si c’est toujours le même lien !).
Exemple : Bonjour l’équipe, notre prochaine réunion aura lieu le 30 février à 17h, merci de contribuer à l’ordre du jour, vous avez jusqu’à 48h avant la réunion !
Donner une date limite de contributions à un ou deux jours avant la réunion permet d’avoir le temps de finaliser l’ordre du jour, et que chacun-e puisse en prendre connaissance.
Le rappel
Une fois la date limite arrivée, un nouveau message est alors de bon aloi :
Salut tout le monde, j’espère que vous n’avez pas oublié notre réunion d’après-demain à 17h ! L’ordre du jour est finalisé et vous pouvez le consulter toujours ici !
La trame
Mais, me direz-vous, si tout le monde écrit n’importe comment dans l’ordre du jour, comment s’y retrouver ? C’est là qu’intervient la notion de trame. Dans votre document collaboratif, conformez-vous à un modèle d’ordre du jour qui sera toujours le même. Par exemple (cliquez pour agrandir) :
De cette façon, les contributeurs sont incités à s’auto-discipliner. Pour finaliser le travail, l’animateur passe derrière pour mettre en forme, contacter les contributeurs dont le point n’est pas clair, définir les durées et ordonner les points de manière cohérente.
Il reste beaucoup à dire sur la trame, mais ce sera pour un autre article ! 
Les fonctionnalités clés d’Etherpad
Etherpad facilite réellement la vie des ses utilisateurs, qui ne connaissent pas toujours les fonctions suivantes :
Noms & colorations
Sur Etherpad, pas besoin de créer un compte ! Cependant, l’utilisateur est invité à entrer un nom en haut à droite. Tout ce qu’il écrit est surligné d’une couleur et son nom s’affiche au survol par la souris. De cette manière, chacun sait qui a écrit quoi, ce qui permet à l’animateur de savoir qui contacter pour préciser un point d’ordre du jour.
Historique
Le saviez-vous ? Tout ce qui a été écrit et effacé sur un Etherpad est gardé en mémoire. Cliquez ici pour accéder aux versions précédentes :
Partage et export
Vous pouvez partager le document à vos collaborateurs en copiant simplement l’URL de votre navigateur. Mais il est aussi possible d’exporter le document vers différents formats pour pérenniser les informations : en effet, Framapad n’a pas vocation à garder les documents indéfiniment, vous devez penser au moyen de les stocker une fois l’édition collaborative terminée, en particulier si vous prenez vos comptes-rendus sur le même document.
Pour télécharger le document au format de votre convenance, cliquez ici :
et choisissez votre format.
Il existe de nombreuses autres options d’Etherpad que je vous laisse explorer.
Quelles limites à Etherpad / Framapad ?
Aucun outil n’est parfait, et Etherpad n’échappe pas à la règle :
- L’édition collaborative fonctionne mal sur smartphone. Si vous en avez vraiment besoin, il vous faudra trouver un outil plus adapté.
- Framapad est sujet à des pertes de connexion sporadiques, occasionnant parfois des pertes du texte en train d’être tapé. Un petit
Ctrl+ACtrl+Cpour copier l’intégralité de la page en cours dans le presse-papier peut prévenir ce genre de désagrément. - La mise en forme reste minimale. Si vous avez besoin de tableaux, de puces variées, ou de polices diverses, tournez-vous vers des traitement de texte collaboratifs comme Collabora Online ou OnlyOffice en libre, ou Google Docs et Microsoft Office 365 en propriétaire.
Conclusion
Vous avez désormais en main une méthode adossée à un outil pour élaborer des ordres du jour efficaces et démocratiques. Ça n’est qu’un premier pas vers la réunion parfaite, mais c’est déjà pas mal ! 