Par quoi puis-je remplacer Trello pour mes collectifs de plus de 10 membres?

Entraide
#1

Bonjour,

Les collectifs qui ont besoin de faire collaborer plus de 10 personnes en version gratuite ne pourront plus l’utiliser : Collaborator Limit for Free Workspaces | Trello | Atlassian Support

À partir du 20 mai 2024, tous les espaces de travail accueillant plus de 10 membres passeront en lecture seule et dès le 8 avril, vous ne pourrez plus dépasser cette limite si vous ne l’avez pas encore atteinte - LinkedIn

:moneybag: Ce changement dans les règles du jeu va faire de Trello un outil extrêmement cher pour les communautés avec une petite équipe cœur qui a besoin de collaborer tout en incluant un grand nombre de personnes moins engagées. Pourquoi ? Parce que vous devrez régler un abonnement pour tout le monde !

Je cherche à le remplacer pour certains collectifs dans cette configuration : une équipe cœur assez resserrée (4 à 8 personnes) mais qui doit pouvoir inclure un nombre plus important de personnes moins engagées. Trello est souvent dans ces collectifs le seul outil un peu complexe à s’approprier, car personne n’a le temps de se former à trop d’outils.

Les fonctions que j’appréciais particulière dans Trello sont :

  • Le prix : il était gratuit. Mais payer n’est pas un problème. Par contre, payer un abonnement de 10€/personne alors qu’une grande partie ont un niveau d’engagement faible, ce n’est pas possible.
  • La capacité de centraliser en un point (une carte) plusieurs types d’informations : pièces jointes, discussions, résumé (description de la carte)
  • Identifier facilement qui est concerné par un point, juste avec sa tête sur la carte
  • Filtrer rapidement les cartes qui me concernaient pour n’afficher qu’elles
  • Toute la connexion aux emails : créer une carte en envoyant un simple email, répondre à un message sur une carte par email. Cette fonction est-ce qui a permis de facilement inclure des personnes moins en prise avec l’équipe coeur.
  • Les notifications faciles à gérer (rappels, nouveaux commentaires sur carte, …) : je marque lu et hop, elle disparait. Si je veux la garder encore visible pour plus tard, je peux.

Ces fonctions permettaient d’utiliser Trello pour ces cas d’usage :

  • Constituer un tableau d’informations (genre de howto)
  • Collaborer sur les emails entrants du collectif (nous redirigions les emails reçus vers le tableau Trello et une personne est en charge de répartir leur traitement entre les membres. Il était alors possible de collaborer pour traiter un courriel)
  • Faire gare centrale : La gare centrale d'un collectif
  • Se créer une veille partager et discuter dessus : chaque carte est une information partagée (un peu comme une publication sur un réseau social)

Si vous avez des idées, pistes à explorer, retour d’expériences, je suis preneur !

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#2

Cela devait arriver :slight_smile:

Trello est très flexible. Il est possible de l’utiliser de pleins de manières différentes. De mon (notre, Optéos) coté, je me rends compte que je cherche le plus souvent à l’utiliser comme suivi de tâches (mais je n’y parviens pas toujours pour différentes raisons). La présentation en tableau Kanban n’est qu’une manière d’afficher les données, et parfois pas la plus adaptée à l’usage.

Pour faire de la gestion de projet et un suivi de tâches, il existe des tonnes d’outils, parfois bien plus adaptés que Trello. Ceux-ci se concentrent sur cet objectif, et ils nous forcent à utiliser pleinement et correctement leurs fonctionnalités liées à ce besoin. Je pense à GitLab, Mattermost Boards, Redmine, GitHub… Ce sont des outils bien connus des développeurs qui sont souvent aussi adaptés à d’autres sujets que du code.

Pour quelque chose de plus spécifique à la sociocratie, il semblerait que Fractale soit intéressant, quoique pas encore mûr https://fractale.co/.

Par contre, effectivement, le traitement collectif de courriel entrant ne doit pas être si facile à reproduire ailleurs.

À vous :slight_smile:

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#3

Je m’interrogeais sur le statuts de « guest » dans Trello : sont-ce des collaborateurs aussi ?. J’ai cherché et la réponse est claire :

Board guests will also count as Collaborators in your Workspaces
Board guests | Trello | Atlassian Support

Le point que j’ai envie d’explorer : si une « équipe-coeur » de 10 personnes max alimente le Worksplaces avec ses 10 tableaux dedans, puis le rend visible de l’exterieur pour lecture seule, ne tenons-nous pas une piste pour maintenir l’usage de Trello dans les assoc ?

#4

il existe aussi https://wekan.github.io/
et récemment j’ai découvert https://openmyorganization.org/ (par Présence Active )

AlternativeTo parle de TAÏGA, SLITE, TaskBoard, Gmelius qui fait un hub collaboratif pour email, FocalBoard, Twake, Everhour…

Et pourquoi pas un YesWiki aka gare centrale comme solution techniques proposée aux associations, aux collectifs, à l’ESS ?
Je découvre même ici un kanban sur un wiki (tout en bas) Movilab.org (2024-2025) — Résilience des Territoires

Comme le dit @Laurent Marseau « l’outil doit appartenir à ses artisans »

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#5

Merci @bndn pour la (re)découverte de Fractale, je l’avais oublié dans mes idées. Il a l’air prometteur, car le besoin avant tout est plus un outil centrale pour l’organisation afin de rendre visible le fonctionnement, les sujets et les ressources associées (documents, liens internet, …), de pouvoir discuter de façon asynchrone dessus dans la durée et de retrouver facilement une info (ce qui me concerne, ce qui est à urgent, …). Mattermost Boards est donc aussi une bonne idée. Je vais creuser tout cela.

Le besoin est donc moins sûr de la pure gestion de tâche, car au final chaque membre du collectif s’organise à sa manière avec ses propres outils personnels pour suivre ces « engagements ».

L’idée de @ccesetti est intéressante de limiter l’usage de l’outil à l’équipe cœur et rendre publique en lecture pour les autres. Mais le souci est que même s’ils sont moins engagées, ils doivent pouvoir agir tout de même. Enfin, tout ne peut être rendu publique…

Pour l’instant, j’écarte tout outil trop centré gestion de projets/tâches (car ce n’est pas le but) et tout outil qui ne permet pas de discuter sur un objet du collectif (que ce soit un projet, un groupe de documentations, un élément de veille…). Exit donc les redmine, yeswiki, gitlab, taïga, focalboard, everhour (celui là, c’est du timetracking, rien à voir avec un truc comme Trello).

Sinon je pense aussi à un Discourse car :

  1. Permet la discussion centrée sujet comme les commentaires sur une carte Trello
  2. Les catégories seraient les tableaux Trello et pour certains, on peut les mettre en Kanban : Kanban Board - theme-component - Discourse Meta
  3. Les personnes peuvent participer par email en répondant à chaque notification (comme sur Trello et facilite toujours l’onboarding)
  4. On peut auto-créer des sujets par courriel donc permettrait le traitement collaboratif des courriels
  5. Avec un peu de code maison via les API de ces deux outils, on peut basculer les infos de Trello vers Discourse
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#6

Génial le Discourse/Mattermost en mode Kanban.
Je suis d’accord avec sur l’idée que chacun gère ses (micro-tâches et engagements : pas besoin de partager ça avec tout le monde.
Je ne connais pas assez les subtilités du Yeswiki, mais quelque chose me dit qu’il y a un potentiel pour satisfaire cette nécessité de discuter par « carte-projet ».
Il faudrait voir avec la team Yeswiki Pro aka @Laurent Marseault, @Gatien Bataille…

#7

J’ai fait une comparaison Trello / Nextcloud Deck (1.6.3).
NB1 : ça évolue donc elle sera probablement obsolète dans quelques mois.
NB2 : c’est sûrement incomplet, d’ailleurs je ne suis pas rentré dans les détails des possibilités de notifications et d’email (ça existe dans les deux mais je n’ai pas testé les différences spécifiques).

Différences entre : Trello Nextcloud Deck
Usage
Gestion des cartes modèle de carte
Contenu d’une carte - dates : début & limite - rappels paramétrables - champs personnalisés - une seule date
Documents et intégrations - Intégration Google Drive - autres “power-ups” (plugins commerciaux) - répondre par email à la notification Intégration Nextcloud
Suivi d’activité - Suivre l’activité d’une carte sans la rejoindre
Administration
Gestion des colonnes - -
Droits d’accès au tableau - -
Gérer plusieurs tableaux Espaces de tableaux Groupes d’utilisateurs
Ergonomie - Carte lien vers un autre tableau - image de couverture de carte, image de fond - Automatisation / personnalisation de l’interface - rafraîchissement partiel = pas besoin de recharger - Application mobile

En conclusion, moyennant un peu d’adaptation des équipes, je ne suis pas convaincu que Deck soit si immature que ça comme remplaçant à Trello. D’ailleurs, IndieHosters l’a déclarée comme « stable » comme application Nextcloud. Bien sûr on sera pas isofonctionnel, c’est illusoire, mais quand même.

Dites-moi si vous voyez des oublis !

#8

On peut supprimer des cartes sur Trello : Comment supprimer une carte sur Trello?

Merci pour ce tableau.

Non c’est sûr que ce ne sera jamais isofonctionnel mais il faut que ce soit iso-usage sur ce que le collectif souhaite retrouver. Dans le cas de mes collectifs, ma première étape sera de faire un rescensement des usages (scénarios utilisateurs) puis de faire un tableau comparatif sur ces scénarios (plutôt que sur des fonctions).

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#9

Bonjour à tous,

J’utilise Trello comme outil de ticketing, avec la possibilité de recevoir un mail directement dans Trello. Savez-vous s’il y a un outil qui proposerait quelque chose de similaire ?

Merci par avance :slight_smile:

#10

Bonjour @b.kanoute et bienvenue dans la communauté des facilitateurs numériques de collectif.

Pour ma part, c’est aussi l’un des usages que je fais de Trello pour collaborer sur le traitement des courriels entrants. Mais ce n’est pas le seul usage que l’on fait de Trello. Nous l’utilisons aussi pour se partager de la veille, suivre les dossiers en cours, recenser les documentations internes, … L’avantage est que les membres d’équipe n’ont qu’à apprendre l’utilisation d’un seul outil.

Si je ne faisais que tu ticketing, j’aurais cherché un autre outil que Trello, un outil plus dédié à cela. Une façon d’en trouver, est de rechercher un outil reconnu pour cela puis sur le site alternativeTo de rechercher les alternatives. Exemple avec Trello : https://alternativeto.net/software/trello/ - Par exemple pour ceux ayant Gmail, il existe Plateforme d'automatisation (RPA) et de collaboration pour Gmail | Gmelius - Peut-être créer un sujet dédié à cette recherche d’outils pour collaborer sur le traitement des courriels ?

De mon côté, en dehors de Trello, j’ai pratiqué un seul autre outil que Trello pour réceptionner les courriels d’une adresse : Discourse. C’est un outil libre à héberger quelque part ou via un hébergeur). Il faut un peu de configuration pour y arriver. En le couplant à des outils comme make.com, il est même possible d’automatiser certains traitements.

N’hésitez pas à nous partager le fruit de vos recherches !

#11

Bonjour,

Merci pour ce retour. Je suis tombée sur un outil qui se nomme « LiveAgent » grâce à Alternativeto. Je suis entrain de le tester et je vous tiendrai au courant si on le met en place.

Merci encore,

#12

merci Paul. Chez OPTEOS Cercle tech on a essayé Deck, mais vu son usage et le résultat obtenu, j’ai opéré un retour sur Trello en 2023. Nous avions trop de détails à mettre par carte pour que Deck fasse l’affaire.
Je pense que Deck est adapté pour des équipes peu avancées en gestion de projet et dont les besoins de mise en commun pour avoir une vue globale, ne sont pas trop complexe (complet)