Cette page documente comment partager ou organiser un atelier dans le Koweb Kafé afin d’inviter les membres du Koweb Kafé à participer.
Les ateliers
Un atelier est une rencontre qui propose aux membres de se former : les participants sont capables de mettre en pratique et en autonomie ce qui leur a été transmis. La rencontre proposée doit
- permettre aux participants de progresser sur des méthodes et outils numériques facilitation la collaboration au sein des équipes et réseaux.
- produire une ressource (vidéo, compte rendu, diaporama, tutoriel, …) qui est partagé dans le sujet de l’atelier
Si vous souhaitez uniquement partager un événement auprès de la communauté, nous vous invitons à suivre ce guide : Comment annoncer un événement dans l'agenda du Koweb Kafé?
Annoncer la rencontre
Créer le sujet dans la catégorie Ateliers
Vous créez un sujet dans la catégorie des ateliers du Koweb Kafé en suivant les recommandations suivantes :
- Titre : nom de l’événement suivi de la date
- Message complet de présentation intégrant l’événement et rappelant comment s’inscrire
-
Ajouter une date et heure au sujet via le bouton proposé dans l’éditeur :
Quelques conseils pour rédiger votre annonce de l’événement
Rédigez la présentation en 5 parties consécutives :
- Le chapo : c’est un paragraphe d’une à deux phrases pour donner envie, annoncer.
- Le visuel : d’une taille 16:9 d’au moins 700px de large
- Une présentation plus détaillée (optionnelle) : vous en dites plus sur le contenu de l’événement
- Les instructions pour s’inscrire (facultatif si c’est ouvert sans inscriptions)
- Les instructions pour participer (facultatif si vous souhaitez les communiquer qu’aux inscrits)
Exemple : Atelier agenda collectif avec Trello - jeudi 3 mars 2022
Communiquer les instructions pour rejoindre l’événement / la visioconférence
N’oubliez pas à la fin du sujet sur l’événement d’informer sur la façon de rejoindre l’événement : adresse, lien de visio, …
Le Koweb Kafé vous met à disposition un salle de visioconférence Zoom : Comment rejoindre la salle de visioconférence Zoom des ateliers du Koweb Kafé? et nous invitons à nous envoyer un message ici pour en faire la demande.
Outils pour gérer les inscriptions
Faire le choix d’une rencontre ouverte sans inscription ?
Si l’événement est ouvert à tout public et sans inscriptions, il vous suffit juste d’informer sur la façon de rejoindre l’événement le jour J.
Les formulaires en ligne
Si vous souhaitez que les personnes s’inscrivent pour leur communiquer les instructions de participation, nous vous invitons à créer un formulaire d’inscription avec un outil dédié (weezevent, google forms, framaforms) puis de mettre le lien dans la présentation détaillée que vous faites de l’événement.
L’outil d’inscription intégrée au Koweb Kafé
Si vous souhaitez avoir une idée du nombre de personnes qui pourraient participer, nous vous conseillons d’utiliser le système de participation intégrée à Discourse avec la fonction « Je participe » pour inviter les membres à indiquer leur participation
Cette fonction est très pratique car toute personne qui indique participer recevra une notification lors de nouveaux messages sur le sujet : un très bon moyen d’animer l’événement en amont et communiquer des informations après. Cela ressemble beaucoup aux événements sur Facebook. Voici comment elle se présente :
Etape 1 : ajouter l’événement dans le sujet avec la fonction "Create event"
Une fenêtre s’ouvre et vous configurez l’événement en suivant bien ces consignes :
- Ne pas saisir de nom d’événement
- Laisser sur public
- Ajouter un rappel 5 jours avant
Etape 2 : rappel des règles pour s’inscrire
Fournir des instructions au visiteur pour qu’il sache ce qu’il doit faire pour participer. L’idéal est de copier/coller ce qui a été fait lors d’un événement précédent. Exemple avec cet événement dans la section Comment participer à la rencontre ? : Atelier agenda collectif avec Trello - jeudi 3 mars 2022
Etape 3 : rappeler l’événement aux personnes inscrites
Il suffit de laisser un message sur le sujet de l’événement. Tous les inscrits ayant dit « Je participe » recevront une notification. Par contre les personnes intéressées n’auront pas de notifications mais vous pouvez les mentionner dans un message pour attirer leur attention. Pour cela vous avez besoin de leur pseudo et vous avez deux moyens de les récupérer :
- Par vous-même en affichant tous les participants (bouton « Tout afficher »)
- Avec l’aide d’un un responsable qui peut exporter un fichier CSV et vous le transmettre
Une fois les pseudos des personnes entre les mains, il vous suffit de les copier/coller sans oublier de mettre le @ devant.
A savoir : tous les participants, même ceux qui ne veulent pas discuter, recevront une notification à chaque nouveau message dans le sujet. Voir ce qui s’est passé sur cet événement : Le couteau suisse de la visio #super-pouvoirs #zoom - 23/02/2021. Pour l’instant, pour éviter que ce type de scénario se reproduise nous avons amélioré les gabarits des courriels envoyés pour que les personnes comprennent mieux sa provenance.
En tant qu’animateur vous devez donc prendre des précautions en invitant les personnes à vous contacter directement s’ils ont des réactions ou questions personnelles.
Préparer son événement avec l’aide des membres du Koweb Kafé et des @baristas
N’hésitez pas ouvrir un sujet de discussions pour commencer à discuter de votre idée d’événements. Les Baristas pourront vous aider à utiliser le forum pour aller au bout de votre démarche et les membres du Koweb Kafé auront sans doute de bonnes idées pour en préparer le contenu 