Comment organiser son atelier au Koweb Kafé?

Cette page documente comment proposer et animer les événements du Koweb Kafé

Informations techniques

Le forum utilise le plugin Discourse Events pour permettre aux personnes de s’inscrire et d’anticiper le nombre de personnes qui vont participer.

Les @baristas sont les membres du Koweb Kafé ayant des savoirs-faire reconnus sur la facilitation numérique et contribuant à la production de belles préparations caféinées : ateliers, ressources, soutien aux membres, …

Proposer un événement

Si vous souhaitez proposer un événement, nous vous invitons créer un sujet dans l’espace des discussions : Discussions. Votre proposition est alors discutée et des @baristas pourront vous accompagner pour aller au bout de votre envie.


Annoncer l’événement et proposer de s’inscrire

Un événement est lancé en créant un sujet dans la catégorie des événements du Koweb Kafé. Seuls les @baristas peuvent faire cela. La création de l’événement doit respecter les règles suivantes :

  • Titre : nom de l’événement suivi de la date
  • Message complet de présentation intégrant l’événement et rappelant comment s’inscrire

Le premier message du sujet est rédigé de la façon suivante :

  1. visuel de l’événement d’une taille 16:9 d’au moins 700px de large

  2. présentation en quelques lignes du contenu

  3. ajout de l’événement avec la fonction « Create event »
    acces-creation-evenement
    et bien paramétrer l’événement créé dans le sujet :

    • le titre de l’événement ne peut faire plus de 30 caractères
    • l’événement est public
    • ajouter un rappel un jour avant
  4. rappel des règles pour s’inscrire

  5. s’assurer que l’auteur du sujet est la personne organisant et animant l’événement

L’idéal est de copier/coller ce qui a été fait lors d’un événement précédent. Nous vous conseillons de vous inspirer de cet événement passé : Le couteau suisse de la visio #super-pouvoirs #zoom - 23/02/2021


Comment communiquer les informations pratiques sur la visioconférence ?

Koweb fournit une salle Zoom dédiée au Koweb Kafé dont les informations d’accès sont accessibles uniquement aux membres ici :

Il vous suffit donc dans le sujet de l’événement de fournir ce lien.


Animer l’événement avant, pendant et après

Chaque début de mois, une lettre d’infos est envoyé à la communauté regroupant un peu plus de 500 personnes. Il est donc important d’annoncer son événement avant le départ de cette communication et le barista vous y aidera.

Et pendant l’événement, vous pouvez vous inspirer de la recette de l’atelier type Koweb Kafé :

Et si je veux communiquer en urgence ?

Si c’est un événement de dernière minute, vous pouvez proposer aux responsables du Koweb Kafé d’envoyer un message direct au groupe des membres du Koweb Kafé. Pour éviter de spammer les membres, il est préférable d’annoncer plusieurs événements en même temps si cela est possible. Le message apparaît comme envoyé par la personne qui l’envoi et chaque membre recevra une notification (et donc potentiellement un email s’il n’est pas connecté).

Bien soigner le sujet en commençant par Koweb Kafé afin que le personnes identifient rapidement que cela vient du Koweb Kafé. Exemple de sujet : Koweb Kafé - Nouvel atelier sur Discourse pour discuter en groupe

Discuter autour de l’événement

Seuls les baristas et responsables du Koweb Kafé sont autorisés à discuter sur un événement. Ce choix fait suite à ce qui s’est passé sur cet événement : Le couteau suisse de la visio #super-pouvoirs #zoom - 23/02/2021. Les inscrits croyant recevoir des emails personnels lors des notifications ont enchaîné des messages d’incompréhension.

Pour discuter sur l’événement, il peut-être proposé de contacter l’auteur ou de créer un sujet dans la catégorie réservée aux discussions ouvertes : Discussions

Rappeler l’événement aux personnes inscrites

Il suffit de laisser un message sur le sujet de l’événement. Tous les inscrits ayant dit « Je participe » recevront une notification. Par contre les personnes intéressées n’auront pas de notifications. Une façon de procéder est d’exporter l’événement : cela génère une fichier CSV permettant de récupérer les pseudo de ces personnes pour les mentionner dans le rappel.

A savoir : quand vous faites un rappel, bien préciser de ne pas répondre à ce message par email pour confirmer ou pas sa présence sinon tous les participants seront pollués de notifications.

Enregistrer et mettre à disposition le replay

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