Comment organiser son atelier au Koweb Kafé?

Cette page documente comment proposer et animer les événements du Koweb Kafé

Les Baristas

Les @baristas sont les membres du Koweb Kafé ayant des savoirs-faire reconnus sur la facilitation numérique et contribuant à la production de belles préparations caféinées : ateliers, ressources, soutien aux membres, …

Organiser son événement

Si vous souhaitez proposer un événement, nous vous invitons à lancer une discussion dans l’espace d’entraide (catégorie entraide) ou en envoyant un message aux Baristas.

Des @baristas pourront vous accompagner pour aller au bout de votre envie :

  1. Soit pour mobiliser du monde dans un moment spontané entre personnes motivées (exemple ici quand Karine a souhaité tester une fonctionnalité de Zoom)
  2. Soit pour organiser un événement officiel et l’inscrire dans le programme des événements et le communiquer dans la lettre mensuelle des abonnés au Koweb Kafé

Dans la suite de ce sujet, nous expliquons comment organiser l’événement dans l’agenda officiel du Koweb Kafé.


Annoncer l’événement

Un événement est lancé en créant un sujet dans la catégorie des événements du Koweb Kafé. Seuls les @baristas peuvent faire cela.

Si vous n’êtes pas Barista, alors vous êtes accompagné par un Barista pour vous rendre autonome progressivement

  • Titre : nom de l’événement suivi de la date
  • Message complet de présentation intégrant l’événement et rappelant comment s’inscrire
  • Ajouter une date et heure au sujet via le bouton proposé dans l’éditeur :

Le message du sujet est rédigé de la façon suivante :

  1. visuel de l’événement d’une taille 16:9 d’au moins 700px de large
  2. présentation en quelques lignes du contenu

Il faut s’assurer que l’auteur du sujet est la personne organisant et animant l’événement. Si ce n’est pas le cas, il faut en faire la demande auprès d’un responsable du Koweb Kafé

Si l’évènement est ouvert

Vous indiquez les informations pratiques pour participer dans le message du sujet.

Si vous souhaitez proposer un système d’inscription externe

Vous utilisez un outil externe comme par exemple l’outil de gestion des inscriptions sur Zoom pour ensuite fournir le lien dans le message du sujet.

Si vous souhaitez utiliser le système de participation intégrée à Discourse

Il se présente ainsi :

image

Pour le mettre en place :

  1. ajout de l’événement avec la fonction « Create event »
    acces-creation-evenement
    et bien paramétrer l’événement créé dans le sujet :

    • le titre de l’événement ne peut faire plus de 30 caractères
    • l’événement est public
    • ajouter un rappel un jour avant
  2. rappel des règles pour s’inscrire

L’idéal est de copier/coller ce qui a été fait lors d’un événement précédent. Nous vous conseillons de vous inspirer de cet événement passé : Le couteau suisse de la visio #super-pouvoirs #zoom - 23/02/2021


Comment communiquer les informations pratiques sur la visioconférence ?

Cela va dépendre du mode d’inscription/participation proposé :

  • Si ouvert alors vous pouvez indiquer tout ce qui est utile dans le message du sujet
  • Si sur inscription via outil externe, vous utilisez l’outil externe pour communiquer les informations d’accès
  • Si sur inscription directement dans Discourse, vous pouvez au choix :
    • Soit mettre les informations directement dans le sujet, le système d’inscription vous permet juste d’avoir un ordre d’idée du nombre de participants
    • Soit mettre les informations pour participer la veille de l’événement dans le message du sujet puis de poster un nouveau message dans le sujet : cela va générer une notification auprès des personnes inscrites (mais pas celles intéressées).

A savoir : Koweb fournit une salle Zoom dédiée au Koweb Kafé. Les informations d’accès sont accessibles dans le sujet suivant : Comment rejoindre la salle de visioconférence Zoom des ateliers du Koweb Kafé?

Vous pouvez donc mettre le lien vers ce sujet si vous en avez besoin.


Animer l’événement avant, pendant et après

Chaque début de mois, une lettre d’infos est envoyé à l’ensemble des abonnés au Koweb Kafé. Il est donc important d’annoncer son événement avant le départ de cette communication et le barista vous y aidera.

Et pendant l’événement, vous pouvez vous inspirer de la recette de l’atelier type Koweb Kafé :

Discuter autour de l’événement

Tout utilisateur peut discuter sur un événement.

Cependant, si vous utilisez le système d’inscription « Je participe » intégrée à Discourse via l’extension Discourse Event, tous les participants, même ceux qui ne veulent pas discuter, recevront une notification pouvant porter à confusion.

Voir ce qui s’est passé sur cet événement : Le couteau suisse de la visio #super-pouvoirs #zoom - 23/02/2021. Pour l’instant, pour éviter que ce type de scénario se reproduise,

  1. nous avons amélioré les gabarits des courriels envoyés pour que les personnes comprennent mieux sa provenance.
  2. un modérateur doit valider les messages

En tant qu’animateur vous devez donc prendre des précautions si vous utilisez le système d’inscription intégrée à Discourse : pour discuter sur l’événement, il peut-être proposé de contacter l’auteur ou de créer un sujet dans la catégorie : Entraides ou de limiter les messages à des partages d’informations utiles pour tous.

Rappeler l’événement aux personnes inscrites

Si vous utilisez le système d’inscription « Je participe » intégrée à Discourse il suffit de laisser un message sur le sujet de l’événement. Tous les inscrits ayant dit « Je participe » recevront une notification. Par contre les personnes intéressées n’auront pas de notifications. Une façon de procéder est d’exporter l’événement : cela génère une fichier CSV permettant de récupérer les pseudo de ces personnes pour les mentionner dans le rappel.

Il faut demander à un responsable cet export.

Enregistrer et mettre à disposition le replay

à écrire

L’inconvénient d’utiliser le système d’inscription interne de Discourse est que ça oblige les participants à s’inscrire au Koweb Kafé pour pouvoir s’inscrire à l’évènement. Si l’on souhaite faire un évènement le plus attractif possible, la meilleure solution pour le moment est de passer par un système d’inscription externe. N’est-ce pas ?

C’est pour cela qu’il y a trois façons d’annoncer l’événement et expliqué dans le sujet :slight_smile:. Section Annoncer l’événement :

  • Si l’évènement est ouvert : vous indiquez les informations pratiques pour participer dans le message du sujet.
  • Si vous souhaitez proposer un système d’inscription externe : vous utilisez un outil externe comme par exemple l’outil de gestion des inscriptions sur Zoom pour ensuite fournir le lien dans le message du sujet.
  • Si vous souhaitez utiliser le système de participation intégrée à Discourse : est expliqué comment faire pas à pas

Oui j’essayais de contribuer en explicitant cet inconvénient. :sweat_smile:

1 J'aime

Je note un bug dans l’interface « date & heure », l’heure sélectionnée est 1h avant l’heure entrée. Exemple, j’ai mis 11h pour mon atelier, cliqué sur Terminer, il m’a sélectionné 10h. :thinking:

Oui je l’ai vu aussi mais j’attends de voir si le changement d’heure ce WE remet d’aplomb le truc puis faire un signalement précis au développeur de cette extension. Il faut donc pour le moment toujours mettre une heure de plus.